9 phím tắt vàng trong excel mà dân văn phòng phải biết

>> Một số hàm cơ bản thường dùng trong kế toán

>> Ứng dụng Excel trong kế toán với các hàm tính tổng

Làm việc trên Excel nếu sử dụng các phím tắt sẽ giúp bạn thao tác chính xác và nhanh chóng hơn.

Đọc thêm »

Tách dữ liệu nhanh chóng trong Excel với tính năng Text to Columns

Trong công việc của dân văn phòng, kế toán thường phải làm việc trên các files excel được trích xuất ra từ phần mềm quản lý như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán ... Tuy nhiên các files này dữ liệu lại "dính" chung với nhau được ngăn cách bởi các dấu "/". "*", "-", ":" ... việc cần làm là phải tách riêng dữ liệu trước khi xử lý, lập các báo cáo phân tích số liệu.

Có nhiều cách tách dữ liệu ra trước và sau các dấu "/". "*", "-", ":" ... như sử dụng công thức kết hợp các hàm tích hợp trong excel để tách chúng. Việc sử dụng hàm nâng cao trong excel để xử lý dữ liệu không phải ai cũng làm được bởi tính phức tạp của nó. May mắn thay, excel đã tích hợp sẳn tính năng tách dữ liệu rất nhanh và cực kỳ đơn giản, đó là tính năng Text to Columns.

Tính năng Text to Columns là một ứng dụng hay của Excel ẩn trong tab Data chuyên tách các dữ liệu thành cột riêng được chỉ định cụ thể.

Trong ví dụ minh họa bên dưới, chúng ta cần tách số liệu (ngăn cách bởi dẫu "-") sang cột riêng, ngày tháng sang cột riêng.

Đầu tiên, bạn chọn vùng dữ liệu cần xử lý, đồng thời click chuột chọn Tab Data → Text to Columns, xuất hiệu hộp thoại sau:

Tiếp theo, các bạn chọn Dellimited rồi click Next để chuyển sang bước kế tiếp:

Ở hình trên, các bạn nhấp chọn dấu kiểm mục Other và nhập vào ô vuông dấu "-", xong nhấp Next → Finish để xem kết quả:

Nếu thao tác dúng, chúng ta sẽ được kết quả như hình bên dưới: Tách dữ liệu số và ngày tháng ra 2 cột E và F.

Lưu ý:

Việc tách dữ liệu trước và sau dấu "," bạn nhấp chọn hộp Comma, tách dữ liệu giữa các khoản trắng bạn chọn hộp Space như hình trên.

Ngoài ra, tách dữ liệu trước và sau dấu bất kỳ ("/". "*", "-", ":" ...), bạn nhấp chọn mục Other rồi nhập vào ô vuông dấu mà mình muốn tách chúng.

Hy vọng với thủ thuật đơn giản trên sẽ hữu ích cho các bạn trong công việc khi phải xử lý một file excel với các tình huống, trường hợp tương tự.

Ketoan.biz

Thủ thuật tách gộp họ tên trong Excel không cần phần mềm

Trong công việc, đôi khi chúng ta cần phải tách họ và tên riêng trong một danh sách Excel nào đó, từ file Word chuyển qua Excel chẳng hạn.

Trong trường hợp sau, chúng ta cần tách tên riêng một cột và họ (tên lót) riêng một cột trong một bảng tính excel. Công việc sẽ trở nên đơn giản khi chúng ta thực hiện một số thủ thuật sau đây:

1. Đầu tiên, cần copy danh sách họ tên tại cột B sang cột khác, cột E. Chọn vùng danh sách cột E (bôi đen vùng chọn cột E) như hình bên dưới;

2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở để mở hộp tìm kiếm và thay thuế (Find and Replace), chọn tab Replace để tách tên.

Trong hộp Find what, đánh dấu * và một khoản trắng (nhấn phím * và phím spacebar); Hộp Relace with thì để trống (không làm gì cả);

Mục đích là excel sẽ xóa từ ký tự trắng đầu tiên bên trái cell bảng tính, tức chỉ giữ lại tên.

Chọn Replace All, bạn sẽ thấy hiệu quả ngay lập tức.

Nếu thao tác đúng, bạn sẽ được kết quả như hình sau: Tách được tên riêng trong danh sách tại cột E.

3. Tách họ và tên lót vào cột D:

Công việc còn lại cũng khá đơn giản, tại ô D3 nhập vào công thức: =LEFT(B3,LEN(B3)-LEN(E3))

Copy xuống dưới với nhứng ô còn lại, kết quả chúng ta đã tách được danh sách với tên và họ thành hai cột riêng.

4. Gộp tên họ từ nhiều cột thành một cột

Tức là yêu cầu công việc, quy trình làm ngược lại như đã trình bày ở trên. Chẳng hạn, chúng ta có một danh sách với tên họ nằm ở hai cột D và E và giờ muốn gộp chúng lại thì phải làm thế nào?

Công việc trở nên khá đơn giản: Đó là sử dụng hàm AND(logical1, logical2,...) để nối chúng lại với nhau:

Tại ô F3, gỏ vào công thức: =AND(D3,E3)

Copy công thức xuống dưới cho những ô còn lại, ta sẽ được kết quả như hình trên.

Lưu ý: 

Nếu tách riêng Họ thành một cột, Tên và Tên lót riêng riêng một cột thì chúng ta thực hiện tương tự như trên,  nhưng tại bước 2 trong hộp Find what, chúng ta nhập khoản trắng trước rồi mới đến dấu * (chỉ để tách họ riêng một cột); Tại bước 3, tại ô F3, chúng ta gỏ vào công thức =RIGHT(B3,LEN(B3)-LEN(E3)).

Nếu bản danh sách ban đầu khi trích xuất mà có các khoản cách giữa các chữ không đồng nhất (trước và sau các chữ có khoản trắng thừa) thì chúng ta buộc phải xử lý loại bỏ khoản trắng thừa rồi mới áp dụng các thủ thuật trên. Loại bỏ khoản trắng bị thừa bằng công thức sau =TRIM(SUBSTITUTE(B3,CHAR(160),"")) với B3 là ô cần xử lý.

Hy vọng với chia sẻ trên sẽ hữu ích cho các bạn trong công việc khi phải "tự tay" tách hay gộp nhiều cột với nhau mà không phải sử dụng đến các phần mềm phức tạp can thiệp.

Ketoan.biz