Hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị kinh tế thường bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau tùy theo đặc điểm từng ngành nghề và phạm vi hoạt động.
– Đối với đơn vị thuộc loại hình sản xuất thì các quá trình kinh doanh chủ yếu là: Cung cấp, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm.
– Đối với đơn vị thuộc loại hình lưu thông phân phối thì các quá trình kinh doanh chủ yếu là: mua hàng, bán hàng. Đối với đơn vị thực hiện đồng thời hai chức năng. sản xuất và mua bán hàng hóa thì quá trình kinh doanh chủ yếu sẽ bao gồm các quá trình của đơn vị sản xuất và đơn vị lưu thông.
– Đối với loại hình kinh doanh dịch vụ thì quá trình cung cấp dịch vụ cũng là quá trình tiêu thụ.
Kế toán có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh một cách toàn diện, liên tục và có hệ thống các hoạt động kinh tế của đơn vị. Tức là theo dõi, phản ánh một cách cụ thể các quá trình kinh doanh chủ yếu. Có vậy mới nắm được kết quả về mặt số lượng, chất lượng và hiệu quả sửdụng vốn ở từng khâu, từng vụ việc trong toàn bộ hoạt động chung của đơn vị.
Mỗi quá trình kinh doanh chủ yếu được cấu thành bởi vô số nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo nguyên tắc của kế toán, nghiệp vụ phát sinh sẽ được phản ánh vào các loại giấy tờ cần thiết theo đúng thủ tục quy định về chứng từ ghi chép ban đầu lấy đó làm căn cứ để ghi vào sổ sách dưới hình thức tài khoản theo phương pháp ghi sổ kép.
Mặt khác, chứng từ gốc cũng được sử dụng để ghi vào sổ, thẻ chi tiết phục vụ yêu cầu hạch toán chi tiết. Quá trình vào sổ cũng đồng thời là quá trình tập hợp số liệu, rút ra các chỉ tiêu phục vụ yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp thông qua các phương pháp đánh giá và tính toán cụ thể.
Nghiên cứu các quá trình kinh doanh chủ yếu sẽ thấy rõ hơn mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán và tác dụng của từng phương pháp trong vấn đề kiểm tra, giám sát trước, trong và sau khi thực hiện các hoạt động kinh tế cũng như quy trình công tác kế toán.
1. Khái niệm
Quá trình cung cấp (mua hàng, dự trù sản xuất) là quá trình thu mua và dự trữ các loại nguyên liệu, công cụ và chuẩn bị các tài sản cố định để đảm bản cho quá trình sản xuất được bình thường và liên tục.
2. Nhiệm vụ kế toán quá trình cung cấp
– Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình thu mua nguyên liệu, công cụ, dụng cụ, chuẩn bị TSCĐ của đơn vị cả về mặt số lượng
– Tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá thực tế của từng đối tượng mua vào. Đồng thời giám sát về mặt giá cả, chi phí, thời gian cung cấp và tiến độ bàn giao, thanh toán tiền hàng.
– Cung cấp các thông tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.
3. Một số tài khoản chủ yếu sử dụng để hạch toán trong quá trình cung cấp
Tài khoản 111 – Tiền mặt
Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi trên đường
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
Tài khoản 141 – Tạm ứng
Tài khoản 142 – Chi phí trả trước
Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình
Tài khoản 242 – Chi phí trả trước dài hạn
Tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình
Tài khoản 331 – Phải trả người bán
Tài khoản 411 – Nguồn vốn kinh doanh
4. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu
– Khi được cấp vốn hoặc nhận vốn góp liên doanh bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
– Khi được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh hay cổ đông bằng TSCĐ, vật liệu, công cụ dụng cụ, ghi:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh.
– Khi rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gởi ngân hàng.
– Khi mua vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ tiền hàng chưa thanh toán, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
Có TK 331 – Phải trả người bán.
– Khi dùng tiền mặt để mua vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Khi phát sinh các chi phí thu mua như vận chuyển, bốc dỡ trong quá trình thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gởi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán.
– Khi dùng tiền mặt hoặc tiền gởi ngân hàng để trả nợ cho người bán, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gởi ngân hàng.
– Trường hợp hàng đã mua đã chấp nhận thanh toán, nhưng cuối tháng hàng đang còn đi trên đường, ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Có TK 331 – Phải trả người bán.
– Sang tháng sau, hàng đang đi đường về nhập kho ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
– Khi chi tiền mặt tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi mua hàng, đi công tác, đi nghỉ phép, ghi:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Khi thanh toán tạm ứng bằng VL, CC, DC nhập kho ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 1 5 3 – Công cụ, dụng cụ
Có TK 141 – Tạm ứng.
– Khi phát sinh chi phí trả trước cho nhiều kỳ như chi phí thuê nhà xưởng, nhà kho, văn phòng, mua các loại bảo hiểm.
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước
Có TK 111 – Tiền mặt.
5. Sơ đồ kế toán
Có thể mô tả các tài khoản đối ứng liên quan trong kế toán quá trình cung cấp trên sơ đồ 6.1.
Chú thích:
(1) Được cấp hoặc nhận góp vốn của cổ đông hay liên doanh bằng tiền mặt.
(2) Được cấp hoặc nhận góp vốn của cổ đông hay liên doanh bằng tài sản cố định hay nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
(3) Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
(4) Mua tài sản cố định hay vật liệu, công cụ dụng cụ chưa trả tiền cho người cung cấp.
(5) Dùng tiền mặt để mua tài sản cố định hay nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
(6) Dùng tiền mặt để trả nợ cho người bán.
(7) Hàng mua đang đi đường lúc cuối tháng
(8) Hàng mua đang đi trên đường đã về nhập kho.
(9) Chi tiền mặt tạm ứng cho cán bộ đi mua hàng.
(10) Thanh toán tạm ứng bằng nguyên vật liệu, công cụ nhập kho.
(11) Chi phí trả trước bằng tiền mặt.
Ví dụ 1: Khi được cấp vốn bằng chuyển khoản qua ngân hàng l0.000.000đ
Nợ TK 112: 10.000.000
Có TK 411: 10.000.000
Ví dụ 2: Mua TSCĐ hữu hình bằng tiền mặt trị giá 20.000.000
Nợ TK 21 l: 20.000.000
Có TK 111: 20.000.000
Ví dụ 3: Tình hình thu mua và nhập kho vật liệu, công cụ tại một doanh nghiệp trong tháng 9 như sau (đơn vị 1000đ):
1. Mua một tô vật liệu chính, chưa thanh toán tiền cho người bán,trị giá thanh toán 110.000. Hàng đã kiểm nhận, nhập kho.
2. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ số vật liệu trên đã chi trả bằng tiền mặt: 2.000đ
3. Thu mua vật liệu phụ và công cụ lao động nhỏ theo tổng giá
thanh toán là 66.000 (vật liệu phụ: 22.000, công lao động nhỏ là: 44.000), đã thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng. Cuối thang, số hàng này vẫn chưa về đến đơn vị.
4. Dùng tiền mặt mua một tô vật liệu phụ theo giá thanh toán là 16.500. Hàng đã kiểm nhận, nhập kho.
Yêu cầu:
Định khoản và phản ánh tình hình trên vào các tài khoản có liên quan.
Bài giải: (Đơn vị tính: 1.000đ).
Định khoản:
(1) Nợ TK 152: 110.000
Có TK 331: 110.000
(2) Nợ TK 152: 2.000
Có TK 111: 2.000
(3) Nợ TK 151: 66.000
Có TK 112: 66.000
(4) Nợ TK 152: 16.500
Có TK 111: 16.500
